Eine Kasse in einer Kantine

Was gehört zu einem modernen Kassensystem? Ihre Checkliste 2022

Sie möchten Ihr Kassensystem umrüsten und sind auf der Suche nach einer modernen Alternative für Ihre Betriebsrestaurant? Die Flut an Informationen kann unter Umständen zu Überforderung führen und dafür sorgen, dass Sie schnell den Durchblick verlieren. Aber keine Sorge: Hier erfahren Sie, worauf es bei Ihrem neuen System wirklich ankommt, welche Fragen es sich lohnt zu stellen und auf welche Trends Sie schon jetzt achten können.

Die Basics: Rechtliche Grundlagen

Die Einrichtung einer TSE gehört inzwischen zum Standard für jedes Kassensystem. Nur wenige Einzelfälle entgehen der TSE Kassenpflicht noch, ab Ende 2022 gilt sie allerdings für ausnahmslos jeden Betrieb. Die TSE Pflicht wurde 2017 mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eingeführt.

Doch was genau ist die TSE?

Bei der TSE handelt es sich um eine Technische Sicherheitseinrichtung. Sie garantiert, dass eingegebene Daten nicht im Nachhinein manipuliert werden können. Die TSE kann entweder über ein physisches Medium, zum Beispiel eine Speicherkarte, oder cloudbasiert installiert werden. Der Vorteil von Cloudlösungen ist grundsätzlich, dass sie weniger Wartungsintensiv sind und die Gefahr, Daten zu verlieren minimiert wird. Außerdem ist es in der Regel kostengünstiger, als eine Umrüstung der Hardware.

Hinter den Kulissen: Technische Anforderungen

Für Sie als Anweder:in steht die Nutzungsoberfläche und die Anwendungsfreundlichkeit Ihres Systems im Vordergrund. Unterschätzen Sie aber nicht die Relevanz der technischen Anforderungen, die an Ihr Kassensystem gestellt werden. Die IT-Abteilung wird es Ihnen danken!

Besonderheiten von Betriebsrestaurants

Die Betriebsgastronomie birgt einige Besonderheiten, die es zu berücksichtigen gilt. Zum Beispiel muss Ihr Kassensystem verschiedene Preiskategorien zulassen, sodass es mit Hilfe der zur Zahlung verwendeten Karte zwischen Mitarbeiter:innen oder Externen unterscheiden können. Das sollte automatisch vonstatten gehen, sodass kein Kassenpersonal händisch den Status des jeweiligen Gastes prüfen muss. Außerdem müssen hier sehr viele Systeme Hand in Hand gehen. Ob die Schranke am Parkplatz, das Buchungssystem für die Sitzungsräume oder die Bezahlung in der Kantine. All das soll mit der gleichen Karte funktionieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Kassensystem hier gut integrierbar ist. Im besten Fall ist es mit den gleichen Partnern bereits im Einsatz oder es wird alles aus einer Hand vertrieben.

Ihr Kassensystem eröffnet Ihnen Möglichkeiten

Das Kassensystem ist der Dreh- und Angelpunkt Ihres Point of Sales. Hier entscheidet sich, wie viele und welche zusätzlichen Systeme und Anwendungen Sie integrieren können und wie Sie ihren Bezahlvorgang gestalten.
Je offener Ihr System gestaltet ist, desto mehr Flexibilität erhalten Sie sich im täglichen Umgang und beim Hinzufügen zusätzlicher Systeme. Erkundigen Sie sich bereits im Erstgespräch danach, welche Schnittstellen das Kassensystem anbietet und mit welchen Systemen der Kassenhersteller kooperiert. Die Möglichkeiten sind jetzt schon groß und wachsen stetig weiter. Zum Beispiel gibt es Systeme, die darauf spezialisiert sind, mit Hilfe von künstlicher Intelligenz Ihren Food Waste zu reduzieren. Wenn Sie hierfür noch Inspiration suchen, greifen Sie gerne auf unserem Blogeintrag zum Thema „Digitalisierung in der Gastronomie“ zurück.

Sie wissen schon, welches System, Sie gerne verwenden möchten es ist aber noch nicht mit Ihrem Kassensystem kompatibel? Sprechen Sie den Kassenhersteller darauf an. Die Wahrscheinlichkeit, dass das System integriert werden kann ist hoch!

Online oder Offline? Das ist hier die Frage!

In den letzten Jahren hat sich unser gesamtes Nutzungsverhalten grundlegend verändert. Der Trend geht weg vom Besitzen hin zum Mieten. Aus dem privaten Raum kennen wir Beispiele wie Netflix und Spotify, die die ausgiebigen CD und DVD Sammlungen aus den Wohnzimmern verbannt haben. Oder auch das geleaste Auto, das dem eigenen Wagen vorgezogen wird. Den gleichen Trend können wir auch bei Kassensystemen beobachten. Wie in allen anderen genannten Beispielen: Beide Systeme haben Ihre Vorteile.

Online Systeme machen es in der Regel deutlich leichter Updates durchzuführen. Dadurch bleibt das System up-to-date und enthält direkt die neusten Features. Außerdem sind Cloud-basierte Systeme in der Regel mit geringeren Einrichtungskosten verbunden, da die Gebühren monatlich gezahlt werden. Dem gegenüber steht, dass Ihre Kasse mindestens einmal am Tag mit dem Internet verbunden sein muss, in der Regel über das Firmennetz.

Das ist bei offline betriebenen Kassensystemen nicht der Fall. Sie kommen gänzlich ohne Internetverbindung aus und sind somit von möglichen Internetausfällen unberührt. Außerdem ist man mit einem lokalen System grundsätzlich weniger abhängig von der Funktionalität externer Partner. Dafür muss man sich aber auch selbstständig um die Instandhaltung der Server kümmern. Ein weiterer Nachteil an lokalen Systemen: Sie sind schnell veraltet, da Updates extra gekauft und dann händisch installiert werden müssen.

Die Hardware

Zusätzlich sollten Sie auf die Qualität und Geschwindigkeit des Kassensystems achten, dazu gehören auch Komponenten wie das Kartenlesegerät oder der Bondrucker. Moderne Kassensysteme ermöglichen Ihnen zum Beispiel anstelle eines Bondruckers, den Zahlungsbeleg als QR-Code direkt auf dem Smartphone zu öffnen und zu speichern. Das geht schnell und ganz nebenbei schonen Sie auch noch natürliche Ressourcen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist der Karten-Reader.

Achten Sie unbedingt darauf, hier ein schnelles Gerät zu wählen! Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass der Bezahlprozess unnötig ins Stocken gerät und dadurch im schlimmsten Fall ihr Umsatz darunter leidet.

Das Herz Ihres Kassensystems:
Die Bezahlmethoden – Bar, mit Karte oder PayPal?

In puncto Bezahlung ist das Feld deutlich individueller, als bei den technischen Anforderungen modernen Kassensysteme. Gerade in den letzten Jahren haben sich etliche Möglichkeiten entwickelt, die für Sie von Interesse sein können.

Kartenzahlung

Die Zahlung mit EC- oder Kreditkarte wird mehr und mehr zum Standard. Auch in Betriebsrestaurants ist inzwischen vielfach möglich nicht mehr allein mit der Mitarbeiterkarte, sondern ebenfalls mit EC-, Kredit- oder Debit-Karte zu zahlen. All diese Funktionen sollte ihr Kassensystem abbilden können, damit Sie langfristig damit glücklich sind. Im besten Fall unterstützt der Kartenleser NFC (Near Field Communication). Das bedeutet, dass Sie die Karte bloß auflegen und nicht in das Lesegerät einstecken oder durchziehen müssen.

QR-Code Zahlung

Als neuer Trend etabliert sich die Zahlung per QR-Code inzwischen zu einer echten Alternative für die EC-Karte. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kunden müssen bloß den QR-Code scannen, schon können sie schnell und einfach per Smartphone bezahlen. Und auch für Sie als Gastronom:in macht der QR-Code das Handling leichter: Sie brauchen sich nicht mehr um die Ausgabe von Ausweisen, das Aufladen von Guthaben oder verlorene Karten kümmern. Zum Teil bieten Kassensysteme diese Lösung selbst an, sie kann aber auch von Branchenfremden Anbietern wie PayPal oder Bluecode betrieben werden. Hier können Sie bei Ihren Kunden mit Nutzungsfreundlichkeit punkten.

Nur Bares ist Wahres?

Sie möchten nicht auf Bargeld verzichten und trotzdem höchste Hygienestandards einhalten? Moderne Bargeldautomaten haben nicht mehr viel mit alten Parkuhren oder Ticketautomaten gemein. An Ihnen kann Geld aufgeladen werden, um anschließend im kompletten Betriebsrestaurant berührungslos mit der Karte zu bezahlen.

Eine Frau bezahlt am visioncheckout

Immer einen Schritt voraus:
Nutzerfreundlich, autonom und schnell

Der Point of Sales ist die letzte Instanz, bevor sich Ihre Gäste über ihr leckeres Mittagessen freuen können. Jeden Störfaktor, dem sie hier begegnen, nehmen sie in Form von schlechter Laune direkt mit an den Tisch.

Sorgen Sie also dafür, dass der Bezahlvorgang möglichst schnell und reibungslos vonstatten geht. Eine absolute Grundvoraussetzung hierfür sind kurze (im besten Fall gar keine) Wartezeiten. Das können Sie ganz einfach und vor allem ohne aufwändige Umbauten erreichen: Wenn Sie den Prozess durch autonome Selbstbedienungskassen unterstützen und so den Checkout zu beschleunigen. Das System ist flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar: Egal ob als Fast-Lane oder einzige Kasse, KI-basierte Self-Checkouts wie der visioncheckout können den gesamten Zahlungsvorgang in Ihrem Betriebsrestaurant beschleunigen. In unter 0,5 Sekunden werden die Tabletts Ihrer Gäste gescannt und in das Kassensystem gebucht. Ohne einen einzigen Klick kann dann bezahlt werden.
Mehr zur Funktionsweise erfahren Sie hier.

Ihre Checkliste für das Jahr 2022

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